お知らせを公開したら、登録者へメールで一斉配信

Problem

こんな困りごとに

• サイトにお知らせを載せても、登録者に気づいてもらえない
• お知らせを公開するたびに、メールソフトへ宛先を貼り付けて手作業で送っている
• 登録者が増えるほど、宛先の管理が追いつかない
• BCCの入れ忘れで、他の人のメールアドレスが見えてしまわないか毎回ひやひやする
• 「これ、もう送ったんだっけ？」と分からなくなり、同じ案内を二度送ってしまう
• 登録者の種類ごとに、送り分けたい案内がある

Solution

できること

お知らせを公開すると、編集画面に「メール配信」のボタンが表示されます。そこから配信ページを開き、送りたい相手のグループを選んで、文面を確認して送信するだけ。宛先はフォームから登録された連絡先を自動で参照するため、名簿を用意したり、アドレスを貼り付けたりする必要はありません。

送信した記録は投稿ごとに残るので、「いつ・どのグループに・何件送ったか」が後から確認できます。すでに送った相手には「配信済み」の表示が出るため、同じ案内を二度送ってしまう事故も防げます。

Flow

仕組みの流れ

• ① いつもどおり、サイトにお知らせを作成して公開する
• ② 編集画面に表示された「メール配信」ボタンから、配信ページを開く
• ③ 配信先のグループを選ぶ（全体／グループ別）。それぞれ何件に届くかが表示される
• ④ 「今回のメッセージ」欄に、その回だけの一言を書き添える（省略も可）
• ⑤ 実際に届くメールの件名・本文をプレビューで確認する
• ⑥ 確認画面を経て送信。完了後、送信日時と件数が記録される

件名とメール本文の基本部分は、あらかじめ決めた形で自動的に作られます。毎回ゼロから書く必要はなく、その回だけ伝えたいことを一言足すだけで送れます。本文にはお知らせページへのリンクも自動で入るので、受け取った方はそのまま詳細を読めます。

 

Security

安全のための配慮

• 配信ページは、ログインした管理者・編集者だけが開ける
• 宛先は一人ずつ個別に送信するため、他の人のアドレスが見えることはない
• 送信前に必ず確認画面をはさむ（送信後の取り消しはできないため）
• 送信履歴が残るので、あとから経緯を確認できる

 

Tools

使う道具

WordPressPHP

すでにお使いのWordPressサイトに追加する形で導入できます。メール配信サービスを別途契約する必要はなく、月額費用も増えません。登録フォームをお持ちであれば、その登録内容をそのまま配信先として使えます。

Use cases

こんな場面にも応用できます

• 自治体・公的機関：登録事業者や参加者へ、募集や説明会の案内を種別ごとに送り分け
• 組合・協会・商工団体：会員向けのお知らせを、会員種別ごとに配信
• 学校・スクール・教室：保護者や受講者へ、休講連絡や行事案内を一斉送信
• 会員制サービス・サロン：新着情報やキャンペーンを、プラン別に案内
• 不動産・住宅：物件情報の更新を、希望条件で登録した方へお知らせ
• イベント主催者：出展者と来場者で、それぞれ必要な連絡を分けて配信

「サイトの更新を、登録してくれた方に手作業でメール連絡している」という場面なら、業種を問わず同じ仕組みを応用できます。